เสริมระบบควบคุมภายในให้ธุรกิจที่กำลังเติบโต
เมื่อธุรกิจโตขึ้น เจ้าของกิจการไม่สามารถดูแลทุกการจ่ายเงิน ทุกใบแจ้งหนี้ และทุกการเคลื่อนไหวของสินค้าได้ด้วยตัวเองอีกต่อไป ระบบควบคุมภายในคือขั้นตอนตรวจสอบง่าย ๆ ที่ทำเป็นประจำ เพื่อป้องกันเงินและข้อมูลรั่วไหล ลดข้อผิดพลาด และทำให้ตัวเลขทางการเงินเชื่อถือได้พอที่จะใช้ตัดสินใจ
กรอบแนวคิดที่ใช้ได้จริง: องค์ประกอบ 5 ด้าน
กรอบการควบคุมภายในของ COSO (Internal Control – Integrated Framework ฉบับปี 2013) ซึ่งสำนักงาน ก.ล.ต. ใช้เป็นพื้นฐานของแบบประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน แบ่งการควบคุมภายในออกเป็น 5 องค์ประกอบ
สภาพแวดล้อมของการควบคุม: แนวทางที่เจ้าของและผู้บริหารวางไว้ การกำหนดความรับผิดชอบที่ชัดเจน และความมุ่งมั่นต่อการรายงานอย่างซื่อสัตย์
การประเมินความเสี่ยง: การระบุว่าอะไรอาจผิดพลาดได้ เช่น ข้อผิดพลาด การทุจริต หรือการพลาดกำหนดเวลา และผลกระทบจะรุนแรงเพียงใด
กิจกรรมการควบคุม: การตรวจสอบที่ทำจริง เช่น การอนุมัติ การกระทบยอด และการแบ่งแยกหน้าที่
สารสนเทศและการสื่อสาร: คนที่เกี่ยวข้องได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและทันเวลา
กิจกรรมการติดตามผล: การทบทวนว่าการควบคุมได้ผลจริงหรือไม่ และแก้ไขจุดที่ยังขาด
ไม่จำเป็นต้องมีทีมใหญ่ก็นำแนวคิดนี้ไปใช้ได้ สำหรับธุรกิจเอสเอ็มอี ขั้นตอนเล็ก ๆ ที่ทำอย่างสม่ำเสมอมักเพียงพอ
การควบคุมที่ใช้ได้จริงสำหรับธุรกิจเอสเอ็มอี
เงินสดและการจ่ายเงิน
กำหนดให้มีผู้อนุมัติคนที่สองสำหรับการจ่ายเงินที่เกินวงเงินที่ตกลงไว้
แยกคนบันทึกการจ่ายเงินออกจากคนอนุมัติการจ่ายเงินเมื่อทำได้
กระทบยอดบัญชีธนาคารทุกบัญชีทุกเดือน และให้มีผู้ทบทวนงบกระทบยอด
การขายและลูกหนี้
ออกใบแจ้งหนี้ตามเลขที่เรียงลำดับ และตรวจสอบเมื่อเลขที่ขาดหาย
ทบทวนรายงานอายุลูกหนี้ทุกเดือน และติดตามยอดที่เกินกำหนดชำระ
อนุมัติใบลดหนี้และส่วนลดก่อนออกเอกสาร
การซื้อและค่าใช้จ่าย
ใช้ใบสั่งซื้อหรือการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการซื้อรายการสำคัญ
จับคู่ใบแจ้งหนี้ของผู้ขายกับใบสั่งซื้อและเอกสารการรับสินค้าก่อนจ่ายเงิน
เก็บใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องสำหรับทุกรายการเบิกจ่าย
สินค้าคงเหลือและสินทรัพย์
ตรวจนับสินค้าคงเหลือเป็นประจำ และตรวจสอบเมื่อพบผลต่าง
จัดทำทะเบียนสินทรัพย์ถาวร และตรวจสอบว่าสินทรัพย์ยังมีอยู่จริง
ระบบและสิทธิ์การเข้าถึง
ให้ผู้ใช้แต่ละคนมีบัญชีเข้าระบบบัญชีของตัวเอง และจำกัดสิทธิ์ตามหน้าที่
สำรองข้อมูลทางการเงิน และทบทวนว่าใครแก้ไขข้อมูลหลักได้บ้าง เช่น เลขที่บัญชีธนาคารของผู้ขาย
ตัวอย่าง (เพื่อประกอบคำอธิบายเท่านั้น ไม่ใช่กรณีของลูกค้า): บริษัทจัดจำหน่ายแห่งหนึ่งพบว่าพนักงานคนเดียวเป็นทั้งคนเพิ่มผู้ขายรายใหม่และคนอนุมัติจ่ายเงิน เมื่อแยกสองหน้าที่นี้ให้คนละคน และทบทวนการแก้ไขเลขที่บัญชีธนาคารของผู้ขายทุกเดือน ก็ปิดช่องทางทุจริตการจ่ายเงินที่พบบ่อยได้โดยแทบไม่มีต้นทุน
ควบคุมให้รัดกุม โดยไม่ทำให้งานช้าลง
การควบคุมที่ดีควรทำให้งานราบรื่นขึ้น ไม่ใช่ช้าลง ให้เริ่มจากจุดที่มีเงินเกี่ยวข้องมากที่สุดหรือเสี่ยงที่สุดก่อน ใช้การตรวจสอบอัตโนมัติเท่าที่โปรแกรมบัญชีทำได้ และทบทวนการควบคุมปีละครั้งตามการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจ
YP ช่วยอะไรได้บ้าง
ทีมของเราช่วยทบทวนขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน หาจุดอ่อนที่สำคัญที่สุด และแนะนำวิธีปรับปรุงที่ทำได้จริง หากบริษัทของคุณต้องสอบบัญชี ระบบควบคุมที่ดียังช่วยให้การสอบบัญชีตามกฎหมาย ราบรื่นขึ้นด้วย ข้อมูลรายเดือนที่เชื่อถือได้จากบริการบัญชีและภาษีรายเดือน ของเราช่วยให้ติดตามผลได้ง่ายขึ้น นัดปรึกษา เพื่อคุยเรื่องขั้นตอนการทำงานของคุณ
แหล่งอ้างอิง
ตรวจสอบข้อมูลเมื่อวันที่ 26 ตุลาคม 2569 บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางวิชาชีพสำหรับกรณีเฉพาะของคุณ
ความคิดเห็น